当一家价值数十亿美元的运输和航空公司试图摆脱其笨拙的采购业务时，它求助于一种久经考验的工具:平衡计分卡。它慎重而有条不紊地与收购利益相关者协商，开发与组织目标一致的度量标准，并使用结果记分卡来提高效率，并在此过程中节省数百万美元。无数其他的私营机构也依赖于这个工具，那么为什么联邦政府不能呢?
去年，联邦机构在合同上花费了6000多亿美元，仅9月份就占了近20%。显而易见，这种匆忙的支出并不是一种良好的商业惯例。但是，除了等到最后一刻才取消这么多合同外，政府合同还面临着一系列额外的挑战。其中很多都很有名。技能差距、透明度差和欺诈只是采购官员必须解决的一些问题。
GAO在2021年写道，采购主管可以在采购中改进指标的使用，包括以结果为导向的指标。遵守令人眼花缭乱的收购规定对于确保公平和减少抗议的可能性也至关重要。平衡计分卡将为采购主管提供他们所需的洞察力，以更好地管理合同运营，并为政府提供更好的交易。
由于每年在商品和服务上的支出高达数十亿美元，采购主管需要对其组织的绩效有一个整体的看法。平衡计分卡可以通过以下方式帮助组织实现这一目标:1)使采购绩效测量与战略目标保持一致;2)将绩效指标集中在组织的各个方面;3)促进从领导到签约最终用户的整个组织的问责制。方法如下:
- 与战略目标保持一致:平衡计分卡允许执行人员衡量采购办公室的活动和过程是否与组织的战略目标保持一致。此外，它能够在整个组织中清晰地沟通这些目标，指导决策和资源分配。我们计划的采购支出是否符合领导层的首要任务?我们能重新分配资金吗收缩美元以更好地完成机构的使命?这些都是平衡计分卡可以帮助回答的问题，也是领导层应该要求的。
- 重点绩效指标:通过为每个角度定义具体的绩效指标，采购办公室可以做到专注于最重要的事情，以实现其战略目标。这可以防止只关注财务指标，并鼓励企业考虑其他关键因素。根据2021年GAO报告，采购组织的结果测量应跟踪(1)成本节约/避免，(2)交付及时性，(3)可交付成果的质量，以及(4)最终用户满意度。关键是业务，而不是流程，驱动这些变化创造的结果。这套指标可以帮助确保实现这一目标。
- 组织责任制:平衡计分卡让个人和团队对他们的公司负责对业绩的贡献。它鼓励主人翁意识和责任感无法跨不同维度实现目标。平衡计分卡可能依赖于不同的数据源来跟踪性能，如果是这样，则必须将所有相关方，特别是最终用户包括在co中持续的绩效评估。
在采购办公室使用平衡计分卡可以导致更全面和有效的绩效管理，使活动与战略目标保持一致，并改善组织各级的决策。更重要的是，它可以帮助组织展示投资回报，不仅从总体合同支出，而且在采购组织本身。
像许多组织一样，上面提到的运输和航空公司从采用平衡计分卡中看到了实实在在的好处。他们在整个采购组织中确定了一些战略举措，从而节省了数百万美元。例如，他们看到了为特定供应商标准化付款条件的机会，并确定了可以从自动化中受益的流程。持续使用记分卡必然会带来更大的好处。然而，最大的好处可能是一个更稳定的采购环境，领导层和整个组织都可以获得清晰的绩效指标。
正如该工具的发明者罗伯特?卡普兰(Robert Kaplan)所说，“平衡计分卡为管理者提供了通往未来成功所需的工具。”如果商业组织从这个经过验证的工具中受益，那么政府也应该受益!
Shane Bechtold是华盛顿特区Alvarez & Marsal公共部门服务公司的董事